Virtueel Kantoor - Flexibel en Professioneel

Een virtueel kantoor biedt bedrijven een professioneel zakelijk adres op een prestigieuze locatie, zonder dat er een fysieke kantoorruimte nodig is. Het is dus hetzelfde als een vestigingseenheid, echter dit adres kan worden gebruikt voor bedrijfsregistratie, postverwerking en als contactpunt voor klanten. 

Dit type kantooroplossing is vooral geschikt voor ondernemers, freelancers en kleine bedrijven die een professionele uitstraling willen behouden zonder de kosten en verplichtingen van een traditioneel kantoor.

Bovendien biedt een virtueel kantoor vaak aanvullende diensten, zoals telefoonbeantwoording, maildoorstuurservices en toegang tot vergaderruimtes. Dit geeft bedrijven niet alleen een zakelijk adres, maar ook de mogelijkheid om oproepen professioneel te laten beantwoorden en post digitaal of fysiek te beheren, waar ze ook werken. Dit kan bijdragen aan een meer professionele bedrijfsuitstraling, wat vertrouwen wekt bij klanten en partners.

Een ander belangrijk voordeel is de kostenbesparing. Bedrijven hoeven geen huur te betalen voor een fysieke ruimte en vermijden overheadkosten zoals onderhoud en nutsvoorzieningen. Tegelijkertijd kunnen bedrijven flexibel blijven, wat hen in staat stelt om overal te werken en toch een consistente zakelijke aanwezigheid te behouden. Dit maakt het ook eenvoudiger om nieuwe markten te betreden of diensten uit te breiden zonder de risico's van fysieke investeringen.

Virtuele kantoren bieden dus een flexibele, kostenbesparende oplossing met een focus op professionele uitstraling en schaalbaarheid, wat ze ideaal maakt voor bedrijven die op zoek zijn naar een moderne manier van werken.

Ja, u kunt uw bedrijf registreren op een virtueel adres. Dit biedt een professionele uitstraling en zorgt ervoor dat uw bedrijfsregistratie voldoet aan de lokale regelgeving zonder dat u fysiek aanwezig hoeft te zijn op die locatie. Een virtueel kantoor met een zakelijk adres op een prestigieuze locatie kan helpen bij het opbouwen van geloofwaardigheid bij klanten en partners.

Bij het gebruik van een virtueel adres voor bedrijfsregistratie, is het belangrijk om te controleren of dit voldoet aan de wettelijke vereisten in uw specifieke regio. In sommige gevallen kan er aanvullende documentatie nodig zijn om het virtuele adres als officieel geregistreerd bedrijfsadres te gebruiken.

Virtuele kantoren bieden flexibiliteit, vooral voor ondernemers die internationaal willen uitbreiden of hun bedrijf willen vestigen in een nieuwe markt zonder de kosten van een fysieke locatie. Het is een ideale oplossing voor bedrijven die hun professionele uitstraling willen behouden zonder de kosten en verplichtingen van een traditioneel kantoor.

Het proces bij offiRent is eenvoudig en efficiënt. Zodra u een virtueel kantoor bij ons heeft gehuurd, ontvangt u direct uw nieuwe zakelijke adres. Dit adres kunt u gebruiken voor uw bedrijfsregistratie, evenals op uw website, visitekaartjes en andere marketingmaterialen. Alle post die naar dit adres wordt gestuurd, wordt door ons professioneel verwerkt. U kunt kiezen om de post door te laten sturen naar een door u gekozen adres, deze op te halen bij onze locatie, of wij kunnen de post voor u inscannen en digitaal doorsturen naar uw e-mail. Zo behoudt u altijd controle en toegang tot belangrijke correspondentie, waar u zich ook bevindt.

Voor aangetekende post kunnen wij deze namens u aannemen, mits er een postvolmacht is verstrekt, zodat u geen belangrijke documenten mist.

De telefoonbeantwoording wordt verzorgd door ons professionele team. Elke oproep wordt beantwoord in de naam van uw bedrijf, wat een consistente en professionele ervaring biedt aan uw klanten. Dit zorgt ervoor dat uw bedrijfsimago altijd betrouwbaar en professioneel overkomt, ongeacht waar u werkt of woont.

offiRent biedt daarmee een naadloze oplossing voor zowel postverwerking als telefonische bereikbaarheid, zodat u zich volledig kunt concentreren op het laten groeien van uw bedrijf zonder de lasten van een fysieke kantoorruimte.

De minimale periode om een virtueel kantoor te huren is 1 jaar. Deze periode wordt steeds stilzwijgend verlengd (behoudens opzeg van 3 maanden) Het beste is om uw maatschappelijke zetel niet te vaak te verhuizen. 

Een vaste solide uitvalbasis voor u bedrijf straalt vertrouwen uit. Als uw bedrijf op korte termijn vaak verandert van maatschappelijk adres creëert u wantrouwen bij uw klanten en leveranciers.  

Bij offiRent wordt alle post die naar uw virtuele adres wordt gestuurd door ons op een professionele manier verwerkt. U kunt zelf kiezen hoe u uw post wilt ontvangen, waardoor u altijd controle heeft over de afhandeling.

Voor bedrijven die fysieke documenten ontvangen, is de postdoorstuurservice een handige optie. Hierbij wordt uw post doorgestuurd naar een adres van uw keuze, wat ideaal is als u regelmatig belangrijke papieren nodig hebt op een andere locatie.

Als u de voorkeur geeft aan het zelf ophalen van uw post, kunt u deze ophalen op onze locatie, wanneer het u uitkomt. Dit biedt de flexibiliteit om langs te komen wanneer u maar wilt.

Voor extra gemak biedt offiRent ook de mogelijkheid om uw post te laten inscannen en per e-mail door te sturen. Hierdoor heeft u snel en efficiënt toegang tot uw documenten, ongeacht waar u zich bevindt.

Ten slotte kunnen wij ook aangetekende brieven voor u aannemen, op voorwaarde dat er een postvolmacht is afgegeven. Dit zorgt ervoor dat u geen belangrijke juridische of zakelijke correspondentie mist.

Met deze verschillende opties zorgt offiRent ervoor dat uw postverwerking betrouwbaar en flexibel is, zodat deze precies aansluit op uw behoeften.

Ja, bij offiRent heeft u toegang tot twee volledig uitgeruste vergaderruimtes op onze locatie in Herk-de-Stad. Deze centrale ligging in Limburg, nabij steden zoals Hasselt en Diest, maakt het ideaal voor bedrijven die een goed bereikbare plek zoeken voor hun zakelijke afspraken. Afhankelijk van het contract dat u heeft, is er een bepaald aantal uren inbegrepen voor het gebruik van deze ruimtes, zodat u flexibel kunt plannen zonder extra kosten.

De vergaderruimtes zijn voorzien van moderne technologie, zoals high-speed internet en audiovisuele apparatuur, waardoor u in een professionele omgeving kunt vergaderen, presentaties kunt geven of klantafspraken kunt houden. Of u nu een korte bijeenkomst heeft of een hele dag gebruik wilt maken van de ruimte, offiRent biedt u de mogelijkheid om uw virtueel kantoor te combineren met fysieke faciliteiten, precies wanneer u die nodig heeft.

Telefoonbeantwoording door offiRent zorgt ervoor dat al uw inkomende oproepen op een professionele manier worden afgehandeld, zelfs als u zelf niet fysiek aanwezig bent op kantoor. Dit is een essentieel onderdeel van onze virtuele kantooroplossingen, waarbij onze ervaren receptionisten de telefoon beantwoorden in de naam van uw bedrijf. Of u nu onderweg bent of vanuit huis werkt, uw klanten worden altijd vriendelijk en professioneel te woord gestaan, wat een consistente en betrouwbare indruk achterlaat.

Met de telefoonbeantwoording van offiRent hoeft u zich geen zorgen te maken over gemiste oproepen of het verliezen van zakelijke kansen. Onze receptionisten noteren berichten, verbinden oproepen door naar uw mobiele telefoon, of sturen berichten direct naar uw inbox. Dit betekent dat u altijd bereikbaar bent voor uw klanten, zonder dat u zelf continu beschikbaar hoeft te zijn. Het biedt een niveau van professionaliteit dat essentieel is voor bedrijven die opereren vanuit een virtueel kantoor en hun reputatie willen versterken.

Deze service is ideaal voor bedrijven die hun imago willen verbeteren zonder de kosten van een fysieke locatie of fulltime personeel. Of u nu een klein bedrijf bent dat net begint, of een grotere onderneming die internationale klanten bedient, offiRent helpt u om een professionele uitstraling te behouden en de communicatie met uw klanten optimaal te organiseren.

Uw maatschappelijke zetel is het officiële adres van uw onderneming en staat geregistreerd in de statuten. Het verplaatsen van dit adres kan niet zomaar en vereist een formele goedkeuring. Dit moet gebeuren tijdens een algemene vergadering van de aandeelhouders of bestuurders. Zorg ervoor dat u een verslag opstelt van deze vergadering waarin de beslissing tot verhuis en de datum van de wijziging duidelijk worden vermeld.

Het verslag van de algemene vergadering moet vervolgens worden ondertekend door de zaakvoerder. Daarna wordt het nieuwe adres officieel aangepast door een neerlegging bij de griffie van de bevoegde rechtbank. Zodra de neerlegging is gebeurd, wordt het nieuwe adres gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, waarmee de wijziging officieel is.

Uw ondernemingsloket kan het proces van neerlegging bij de griffie voor u afhandelen, op basis van het ondertekende verslag van de algemene vergadering.

Belangrijk: om uw maatschappelijke zetel te kunnen plaatsen bij offiRent, dient u eerst klant te worden en een ondertekend contract voor een virtueel kantoor af te sluiten. Na ondertekening van het contract en betaling van de eerste huur, stellen wij een attest op waarmee u uw maatschappelijke zetel kunt registreren op ons adres.

Dit zorgt ervoor dat uw verhuizing vlot en juridisch correct verloopt.

De kosten voor een virtueel kantoor bij offiRent variëren afhankelijk van het pakket dat u kiest. Wij begrijpen dat elk bedrijf unieke behoeften heeft, daarom bieden we verschillende pakketten die u de flexibiliteit geven om de diensten te kiezen die het beste bij uw situatie passen. Van een basisoptie, waarin u uitsluitend een professioneel zakelijk adres krijgt, tot onze premium pakketten die aanvullende diensten omvatten zoals telefoonbeantwoording en toegang tot onze vergaderruimtes.

Bij offiRent zorgen we ervoor dat u altijd de juiste balans vindt tussen kosten en kwaliteit, zodat u kunt profiteren van een virtueel kantoor dat uw bedrijf professionaliteit en efficiëntie biedt. Onze pakketten zijn flexibel en passen zich aan uw groeiende zakelijke behoeften aan, of u nu een klein bedrijf runt, een zelfstandige professional bent, of een internationale onderneming vertegenwoordigt.

De prijzen voor onze verschillende pakketten kunt u hieronder terugvinden. Zo kunt u gemakkelijk de beste optie kiezen die past bij uw budget en zakelijke vereisten.